Qiata als Unterstützung für Buchhaltung und Personalwesen

Einfacher und sicherer Austausch von Rechnungen, Gehaltsbescheinigungen & Co.

Sowohl die Buchhaltung als auch die Personalabteilung und das Finanz- und Rechnungswesen verarbeiten jeden Tag Unmengen an personenbezogenen Daten, die es gemäß der DSGVO zu schützen gilt. Um die zahlreichen Datenschutzrichtlinien einzuhalten, werden Rechnungen, Arbeitsverträge oder Gehaltsbescheinigungen häufig noch immer ausgedruckt, kuvertiert und per Post verschickt. In der Kommunikation mit Rechtsanwälten, Behörden oder Wirtschaftsprüfern entsteht so ein großer Mehraufwand und die Zustellung der Dokumente dauert Tage. Dieser Prozess nimmt daher äußerst viel Zeit in Anspruch und ist mit einigen Kosten verbunden. Steigen Sie stattdessen auf ein papierloses Office um, steigern Sie Ihre Effizienz und senken Ihre Kosten!

Qiata macht genau dies möglich und erlaubt den DSGVO-konformen Transfer von beispielsweise Rechnungen, Arbeitsverträgen und Gehaltsbescheinigungen. Hierbei werden nicht nur das Porto sowie die Verpackung gespart – und damit zugleich der ökologische Fußabdruck verringert –, sondern vor allem Zeit und Aufwand reduziert.

Abrechnungen lassen sich wie gewohnt über das ERP-System erstellen und im Anschluss als Download-PDF den Mitarbeitern zur Verfügung stellen. Sollte sich eine kurzfristige Änderung ergeben, ist diese mit nur wenigen Klicks erledigt. Das Dokument kann von den Mitarbeitern im Anschluss in ihrem PersonalSpace gespeichert werden – so haben nur sie selbst jederzeit und von überall Zugriff auf ihre Unterlagen.

Während unverschlüsselte E-Mails ein hohes Sicherheitsrisiko darstellen, wird mit Qiata auch die sichere Kommunikation mit externen Personen oder Behörden gewährleistet. Selbst übergroße Dateien lassen sich im Gegensatz zum E-Mail-Versand nachvollziehbar versenden und empfangen.

Dank der AES256-Verschlüsselung sowie der Absicherung mit Passwörtern und PIN erfüllt die zukunftsfähige Edge-Applikation alle Anforderungen zum Schutz von Personaldaten. Die Dateitransfer-Funktion ist unter anderem auch für den Bewerbungsprozess ideal geeignet. Nach einem kurzen Anruf und einer Einladungsmail kann der Bewerber seine Unterlagen problemlos via Qiata einreichen und muss sich keine Gedanken über seine persönlichen Daten machen.