Mit Qiata zum papierlosen Vertriebsoffice

Ein zeitgemäß aufgestellter Vertrieb ist digitalisiert. Nicht nur, um gesetzliche Anforderungen hinsichtlich Datenschutz und Co. zu erfüllen, sondern auch, um bei alltäglichen Prozessen Zeit und Kosten zu sparen. Mit Qiata als zentrale Lösung lassen sich alle Vertriebsarbeiten, in denen personenbezogene Daten oder geschäftskritische Dokumente versendet werden müssen, einfach, sicher und nachvollziehbar organisieren.

„Ihre Nachricht wurde zugestellt.“
Kennen Sie auch das ungute Gefühl beim Abschicken eines wichtigen Angebots per E-Mail, das Angebot könnte evtl. den gewünschten Empfänger nicht erreichen? Etwa weil technische Probleme aufgetreten sind oder auch weil der Empfänger unerwartet länger nicht an seinem Arbeitsplatz erscheint, z.B. wegen plötzlicher Krankheit. Ist meine E-Mail überhaupt angekommen? Qiata nimmt Ihnen diese Sorge! Denn Qiata arbeitet mit sogenannten Zustellbenachrichtigungen. Sie wissen also, ob und wann Ihr möglicher Kunde das Angebot tatsächlich und fehlerfrei erhalten hat. Anders als bei der Kommunikation per E-Mail kann der Empfänger die Zustellbenachrichtigung nicht unterdrücken.

DSGVO-konform ohne Zusatzprogramme
Wussten Sie schon, dass Sie Dokumente – auch Angebote –, die personenbezogene oder geschäftskritische Daten enthalten, durch gesetzliche Anforderungen wie z.B. die DSGVO gar nicht einfach per E-Mail mit Anhang versenden dürfen? Mit Qiata kein Problem, denn der gesamte Übertragungsweg bis zur Ankunft ist verschlüsselt – ohne allerdings den Empfänger mit der Installation von besonderen Entschlüsselungsprogrammen zu belästigen und damit die Zustellung scheitern zu lassen.

Das gesamte Team up to date
Treibt Sie bei einem Angebot, das Sie kurz vor einem längeren Urlaub noch schnell versendet haben, die Sorge, der Kunde könnte bei Rückfragen keine oder keine zeitnahe Antwort bekommen? Mit der „Send-As“-Funktion (z.B. sales@musteranbieter.de) können Sie dieses Problem entschärfen, denn wenn der Kunde auf „Antworten“ klickt, erreicht er direkt die Mitglieder der Sales-Abteilung, die dann auch zeitnah reagieren können. Der Empfänger kann dabei keine Fehler machen. Es ist egal, ob er die „Antworten“- oder „Allen Antworten“-Funktion seines E-Mail-Programms nutzt: die Antwort erreicht immer alle eingeschalteten „Sales“-Mitarbeiter, also auch Ihre Urlaubsvertretung, denn die Antwort geht nicht nur an Sie persönlich.

Liest der Vertriebsleiter als Mitglied der „Sales“-Gruppe die aus- und eingehenden E-Mails mit, kann er sich schnell und einfach einen Überblick verschaffen. Er hat mit Qiata ein effektives Instrument, seine Abteilung zu führen und zeitnah einzugreifen, wenn dies als nötig erscheint. Selbst einen Workflow, der die elektronische Freigabe des Vertriebsleiters erfordert, bevor Angebote die Abteilung verlassen, kann eingerichtet werden.

Qiata verfügt über ein sogenanntes AuditLog, sodass sich später alle Aktivitäten nachvollziehen lassen. Alle Angebote werden archiviert oder können später in einen TEAMTransfer für die Abwicklung von Langzeitprojekten überführt werden.

Der persönliche elektronische Notizblock
Last but not least kann jedem Mitarbeiter im Vertrieb ein „PersonalSpace“ eingerichtet werden. Einfach umschrieben ist das sein „persönlicher elektronischer Notizblock“ – immer und von überall zu erreichen. Informationen (Dateien) werden erst in den Logging-Mechanismus von Qiata übernommen, wenn sie vom Vertriebsmitarbeiter z.B. für ein offizielles Angebot benutzt werden. In Vorbereitung auf ein Angebot kann er auf diese Weise etwa Fotos vom Handy zunächst in seinen persönlichen Bereich schieben, während bearbeitete Ausschnitte aus diesen Fotos dann Teil seines offiziellen Angebots und dadurch auch archiviert werden.

Sicher und personalisiert versenden

Qiata wird damit zu einer multifunktionalen Edge-Applikation und verwaltet jede Art von Vertriebsdokumenten: von Angeboten, ADV-Verträgen, bis zum finalen Vertrag und nicht zuletzt natürlich die Rechnungen mit anhängenden Belegen – immer verschlüsselt und nachvollziehbar. Beim Versand von Dokumenten via Qiata lassen sich nicht nur einzelne Dateien, sondern gesamte Ordnerstrukturen versenden. Anders als bei ähnlichen (Cloud-)Diensten erfolgt auch der Versand in Ihrem eigenen Corporate Design.

Qiata verfügt zudem über eine offengelegte API, sodass gegebenfalls vorhandene CRM- oder ERP-Systeme angeschlossen werden können, um dann eine automatische Datenübergabe zu gewährleisten.

Es lassen sich also alle für ein Projekt relevanten Dokumente zentral an einem Ort – in einem TEAMTransfer – sammeln. Dann sind vom Vertriebsleiter bis zum Innendienst stets alle aktuell informiert.

Digitale Souveränität behalten
Dank Qiata sind Ihre geschäftskritischen Daten in guten Händen – durch die Abbildung von Workflows und Genehmigungsprozessen sowie die konsequente Verschlüsselung behalten Sie Ihre digitale Souveränität und immer die volle Kontrolle. Dazu kann die benutzerorientierte Lösung individuell konfiguriert und damit den internen Compliance-Anforderungen angepasst werden.

Eine Effizienzsteigerung durch Digitalisierung erzeugt zufriedene Mitarbeiter im Vertrieb – da sind mehr Umsatz und Erfolg nahezu vorprogrammiert.