FAXen dicke: weg von der Zettelwirtschaft hin zur digitalen Arbeitsplatz-Lösung „made in Germany“

Gehören Sie zu denjenigen, die Dokumente noch per Fax übermitteln? In zahlreichen Büros galt dies lange als Standard, um Rechnungen, Auftragsbestätigungen & Co. zu verschicken. Abgesehen davon, dass dabei Unmengen an Papier verbraucht werden, ist das Faxen von Dokumenten mittlerweile nicht mehr zeitgemäß. Der Prozess ist äußerst aufwendig und kann zudem einige Probleme verursachen. So hat man beispielsweise keine absolute Gewissheit, ob ein Fax den entsprechenden Empfänger auch wirklich erreicht. Gerade in Zeiten, in denen immer mehr Mitarbeiter im Home-Office arbeiten, ist es denkbar, dass Faxe gar nicht beziehungsweise erst zu spät entgegengenommen werden oder im Zettelchaos untergehen. Dies ist vor allem dann kritisch, wenn es sich um wichtige Dokumente handelt, die bis zu einem bestimmten Zeitpunkt abzugeben sind oder eine schnelle Reaktion erfordern. Um solchen Problemen aus dem Weg zu gehen, empfiehlt sich der Einsatz einer digitalen Arbeitsplatzlösung, mit der sich Dateien einfach, schnell und nachvollziehbar versenden lassen. 

Die Corona-Situation hat nochmals verstärkt gezeigt, dass digitalisierte Prozesse nicht mehr wegzudenken sind. Eine Vielzahl an Mitarbeitern befindet sich aufgrund von COVID-19 im Home-Office. Hierfür bedarf es einer geeigneten IT-Infrastruktur, die es Arbeitnehmern erlaubt, auch von zu Hause aus wie gewohnt ihrer Arbeit nachzugehen. Neben einem Firmenlaptop, einem stabilen Internetanschluss sowie einer VPN-Verbindung gehört dazu auch die Möglichkeit, Dateien mit Kollegen, Partnern, Kunden oder anderen Firmen zuverlässig und sicher austauschen zu können. Das Faxen von Dokumenten ist an dieser Stelle allein schon deshalb keine Option, da inzwischen kaum mehr eine Privatperson ein eigenes Faxgerät hat. Aus diesem Grund ist eine Alternative gefordert, mit der Mitarbeiter von jedem Standort aus zeitnah Dateien übermitteln können – sowohl an firmeninterne als auch an externe Personen. 

Mit unserer multifunktionalen Edge-Applikation Qiata ist genau das möglich. Über die zukunftsfähige, in Deutschland entwickelte File Transfer-Plattform lassen sich Dateien jeder Größenordnung einfach hochladen und mit anderen teilen. Dabei wird – abgesehen vom persönlichen Speicherplatz (PersonalSpace) des Mitarbeiters – jede Datenbewegung festgehalten. Im Gegensatz zum Faxen sind auf diese Weise alle Transferaktivitäten eindeutig nachvollziehbar. Hinzu kommt, dass die Daten sowohl während der Übermittlung als auch bei der späteren Archivierung verschlüsselt und damit sicher sind. Welche Dateien von wem eingesehen werden können, lässt sich über das Rechtemanagement gezielt einstellen. Beim Faxen besteht diese Option nicht. Ein erhaltenes Dokument kann von jedem vor Ort aus dem Faxgerät genommen und gelesen werden. Warum also noch länger auf das unsichere Fax setzen, wenn es mit Qiata eine moderne deutsche Alternativlösung gibt? 

Die Vorteile von Qiata im Vergleich zum Faxen