Vertriebsunterlagen teilen. Ohne den Überblick zu verlieren.
Angebote, Verträge und Projektunterlagen durchlaufen viele Hände. Mit einem geregelten Austauschweg kannst du Übergaben und Zusammenarbeit bewusst gestalten.
Den Kundenprozess abbilden
Lege fest, welche Dokumente ein Kunde wann erhalten soll und wer Rückfragen übernimmt. Gerade bei Vertretungen ist eine gemeinsame Sicht auf den Vorgang hilfreich. Trenne interne Entwürfe von freigegebenen Unterlagen und halte die Zuständigkeit für jede Übergabe fest.
Einmal senden oder gemeinsam weiterarbeiten
Mit einem Transfer stellst du ein Dokumentenpaket gezielt bereit. Für länger laufende Projekte kann ein TeamTransfer-Bereich passender sein, in dem berechtigte Beteiligte Unterlagen austauschen. Vertrauliche Dateien werden dadurch nicht automatisch für das gesamte Vertriebsteam oder alle Projektpartner freigegeben.
Wiederkehrende Übergaben prüfen
Wenn Dokumente aus einem CRM oder ERP entstehen, lohnt sich zusätzlich ein Blick auf die Schnittstellen. Plane dabei Freigaben und Fehlerbehandlung mit ein. In der Demo kannst du einen konkreten Angebots- oder Vertragsprozess vorstellen und die passenden Funktionen gemeinsam durchgehen.
Praxischeck: Vom Angebot zur Projektübergabe
Spiele einen typischen Vertriebsfall mit Beispieldateien durch: Ein Angebot wird freigegeben, dem Kunden bereitgestellt und nach einer Rückfrage ergänzt. Prüfe dabei, ob der Kunde die richtige Fassung erhält und die zuständige Vertretung den Vorgang versteht. Eine Dateiliste allein beantwortet diese organisatorischen Fragen noch nicht.
Bei erfolgreicher Beauftragung sollte klar sein, welche Unterlagen in die anschließende Zusammenarbeit übergehen. Lege Verantwortliche und Berechtigungen für diesen Schritt fest. So passen die einmalige Angebotsübergabe und ein späterer gemeinsamer Projektraum in denselben nachvollziehbaren Kundenprozess.